A empresa
Quem cuida do documento quando ele deixa de caber na sala
Somos uma empresa de gestão documental de Itumbiara, em Goiás, atuando desde 2013. Organizamos, digitalizamos e colocamos em conformidade acervos que ninguém mais conseguia administrar.
História
De arquivo de papel a governança de dados
A Docstock iniciou suas atividades em 2013 prestando serviço de organização de arquivo físico. Conforme a digitalização deixou de ser diferencial e virou exigência, a empresa se especializou em cada etapa do ciclo: diagnóstico, classificação, conversão, indexação, guarda e destinação final.
Hoje o portfólio soma mais de 12 milhões de documentos digitalizados em sete estados, para prefeituras, câmaras municipais, cartórios e empresas privadas. A assinatura Data Governance veio depois, quando ficou claro que o cliente não contrata digitalização: ele contrata a capacidade de responder onde está o documento, quem pode vê-lo e até quando ele precisa existir.
Método
Um projeto de gestão documental tem etapas, e elas têm ordem
Pular etapa é o motivo mais comum de projeto de digitalização terminar com um HD cheio de PDFs que ninguém acha. Esta é a sequência que seguimos.
Diagnóstico do acervo
Levantamento em campo: metragem linear, tipologias documentais, estado de conservação, volume estimado de páginas e identificação do que contém dado pessoal.
Plano de classificação e temporalidade
Definição da estrutura que dá nome e lugar a cada documento e dos prazos de guarda correspondentes, com base na legislação aplicável ao setor do cliente.
Preparação física
Retirada de grampos e clipes, desamassamento, reparo de folhas danificadas, separação por lote e aplicação das folhas de separação que dividem os documentos.
Digitalização e OCR
Captura em resolução adequada ao tipo de documento, geração de PDF pesquisável por reconhecimento de caracteres e aplicação dos metadados de cada arquivo.
Indexação e conferência
Cada documento recebe seus índices de busca e passa por conferência de qualidade: páginas faltantes, imagem ilegível, ordem trocada e classificação incorreta.
Entrega, guarda e destinação
Publicação no sistema de GED, devolução organizada do acervo físico e, quando autorizado, eliminação dos documentos vencidos com o respectivo termo.
Missão e visão
Simplificar o que virou complicado
Missão. Simplificar a vida das pessoas e das organizações por meio de soluções de gestão documental que promovam eficiência, sustentabilidade e segurança da informação.
Visão. Ser referência em governança documental no Centro-Oeste, atendendo organizações que precisam de acervo confiável, acessível e em conformidade com a legislação.
Sustentabilidade. Digitalizar reduz impressão, reduz reprodução em papel e reduz área de arquivo. Os documentos eliminados nos nossos projetos vão para fragmentação e reciclagem, sempre com termo de eliminação registrado.
Quer saber como isso se aplica ao seu acervo?
O diagnóstico é gratuito e não obriga a nada. Ele já entrega uma leitura honesta do tamanho do problema.