Quase nunca. Em boa parte dos acervos que diagnosticamos, uma fatia relevante do volume já passou de todos os prazos de guarda e pode ser eliminada. Digitalizar documento vencido é pagar para carregar peso morto para dentro do sistema novo.

Por isso a ordem que recomendamos é: classificar, definir a temporalidade, eliminar o que venceu e digitalizar apenas o que ficou.

Depende de duas coisas. A primeira é a digitalização ter seguido os requisitos técnicos do Decreto 10.278/2020, que é o que dá ao arquivo digital os mesmos efeitos legais do original.

A segunda é a tabela de temporalidade autorizar. Digitalizar não autoriza eliminar: quem autoriza é o prazo de guarda. No setor público ainda existe o rito da comissão de avaliação e do termo de eliminação.

Dos dois jeitos, conforme o caso. Acervo com documento sigiloso ou que não pode sair do prédio por exigência legal é processado no local, com equipe e equipamento nossos instalados numa sala cedida.

Quando não há essa restrição, o processamento na nossa estrutura costuma sair mais rápido e mais barato. O transporte é feito com inventário de saída e retorno.

O prazo sai do diagnóstico, porque depende da metragem, do estado de conservação e do tipo de documento — acervo grampeado, com folha rasgada ou em formato grande leva muito mais tempo de preparação do que de digitalização propriamente dita.

O cronograma vem dividido por lote, então a entrega é parcial e contínua: você começa a usar os primeiros documentos antes de o projeto inteiro terminar.

São tratados como dado pessoal desde a primeira caixa aberta: equipe sob termo de confidencialidade, acesso restrito à área de produção, inventário de custódia e registro das operações.

Na entrega, esses documentos entram no GED já com restrição de acesso configurada e trilha de auditoria ativa — não é algo que se resolve depois.

Sim. Atendemos prefeituras, câmaras e autarquias por pregão, dispensa e outras modalidades, com a documentação de habilitação em dia e experiência comprovada em contratos do mesmo tipo.

Também ajudamos na fase anterior: se o termo de referência ainda está sendo escrito, podemos apontar o que costuma faltar num edital de gestão documental.

Não trabalhamos com tabela fixa, porque o preço justo depende do que existe no acervo. Dois arquivos com a mesma metragem podem ter custos muito diferentes se um está solto em caixas e o outro está grampeado e encadernado.

O diagnóstico é gratuito e é ele que gera o número. Ele sai com metragem, volume estimado de páginas, ordem de prioridade e a proposta correspondente.