Serviços
O ciclo de vida do documento, do começo ao fim
Cada serviço abaixo funciona sozinho, mas eles foram feitos para se encaixar. A maioria dos clientes começa pelo diagnóstico e contrata o restante conforme a prioridade.
010 · GED
Gestão eletrônica de documentos
Plataforma onde o acervo digital fica armazenado, organizado e sob controle. O documento deixa de estar na pasta de rede de alguém e passa a ter dono, permissão e histórico.
Implantamos o GED com a estrutura de classificação já definida, importamos o acervo digitalizado e treinamos a equipe que vai operar no dia a dia.
O que o GED entrega
Armazenamento seguro com criptografia em trânsito e cópia de segurança.
Controle de acesso por usuário e por grupo, definindo quem vê,
quem edita e quem elimina — requisito direto da LGPD.
Trilha de auditoria registrando cada consulta, alteração e exclusão,
com data, hora e responsável.
Busca por conteúdo, já que os documentos entram com OCR aplicado.
020 · Digitalização
Digitalização com validade legal
Digitalizar sem critério técnico produz imagem — não produz documento. Para que o arquivo digital tenha os mesmos efeitos legais do original, existem requisitos definidos no Decreto 10.278/2020, e é por eles que trabalhamos.
Atendemos desde acervos correntes até documentação histórica de difícil manuseio, com equipamento adequado a cada tipo de suporte e conferência página a página.
Como o serviço funciona
Preparação do lote: retirada de grampos, reparo e separação.
Captura em resolução adequada ao tipo de documento, com geração de
PDF/A pesquisável.
Indexação pelos campos que o cliente realmente usa para procurar —
número de processo, nome, ano, matrícula.
Conferência de qualidade e devolução organizada do acervo físico.
030 · Classificação
Plano de classificação de documentos
É o instrumento que organiza e categoriza os documentos por função, atividade e tipologia, estabelecendo uma nomenclatura padrão. Sem ele, cada setor nomeia do seu jeito e o acervo digital fica tão inacessível quanto o de papel.
Construímos o plano a partir do que a organização realmente produz, e não de um modelo genérico: entrevistamos os setores, mapeamos as tipologias e submetemos a estrutura à homologação antes de aplicar.
Resultado prático
Cada documento passa a ter um código único que diz de onde ele veio e a que função pertence. Esse mesmo código orienta o arquivamento, a busca, o prazo de guarda e a destinação final — o plano é a base de tudo que vem depois.
040 · Temporalidade
Tabela de temporalidade de documentos
Instrumento técnico e normativo que define, para cada tipo de documento, quanto tempo ele permanece em arquivo corrente, quanto tempo em arquivo intermediário e qual a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Os prazos são construídos sobre critérios legais, fiscais, administrativos e históricos. É a tabela que autoriza o descarte — sem ela, eliminar documento é assumir risco desnecessário.
O que você ganha
Espaço de volta, custo de guarda menor e segurança jurídica na hora de descartar. A eliminação é sempre acompanhada de listagem e termo, com fragmentação e destinação ambientalmente correta do papel.
050 · LGPD
Adequação à LGPD e governança de dados
A Lei nº 13.709/2018 estabelece como dados pessoais podem ser coletados, armazenados, tratados e compartilhados. Para quem guarda documento, isso é uma questão de acervo: ficha funcional, prontuário, processo administrativo e cadastro de contribuinte são, todos, dado pessoal em papel.
Nosso trabalho começa por mapear onde esses dados estão — inclusive no arquivo morto — e termina com políticas escritas, controles de acesso implantados e equipe treinada.
Escopo do trabalho
Mapeamento dos dados pessoais tratados e das bases legais aplicáveis.
Políticas de privacidade, de retenção e de resposta a incidentes.
Controles de acesso e de registro de operações no acervo.
Treinamento das equipes que lidam com documento no dia a dia.
Não sabe por onde começar?
Comece pelo diagnóstico. Ele mostra o tamanho do acervo, o que é urgente e o que pode esperar.